機能紹介

ユーザーマスタの設定

ユーザーマスタについて

ユーザーマスタは、Google WorkspaceやMicrosoft 365などに登録されているユーザー情報を基準に、ITboard上のユーザーを管理するための機能です。

ユーザーマスタに設定したSaaSから、氏名・メールアドレス・部署などの情報を取得し、ITboardのユーザー台帳として利用します。

ユーザーマスタを設定するとできること

ユーザーマスタを設定すると、次の機能を利用できます。

  • ユーザー情報の自動登録・更新
  • 部署情報の階層別登録
  • 部署ごとのSaaS利用状況やコストの集計
  • ユーザーマスタに登録されているユーザーを対象としたシャドーITの確認
  • ユーザーマスタから削除されたユーザーが利用しているSaaSアカウントの確認

部署ごとの利用状況・コスト管理

ユーザーマスタから取得した部署情報は、階層構造としてITboardに登録されます。

これにより、部署単位でSaaSの利用状況やコストを確認できます。

  • 部署ごとの月別支払実績
  • 部署・課ごとの計上予定額
  • 部署に所属するユーザーの利用サービス

シャドーITの確認

シャドーITの検出対象となるのは、ユーザーマスタに存在するユーザーです。

詳しくは「従業員が利用するシャドーITの検出」をご確認ください。

ユーザーマスタに設定できるサービス

次のサービスをユーザーマスタとして設定できます。

  • Google Workspace
  • Microsoft 365
  • kintone
  • Garoon
  • SmartHR
  • Sansan
  • Okta
  • HRBrain
  • セキュリオ

ユーザーマスタに設定できるサービスは、1社につき1つです。

サービスとの同期が完了していなくても、ITboardにサービスが登録されていればユーザーマスタとして設定できます。

ユーザーマスタを設定する

ユーザーマスタの設定・変更・解除は、管理者権限を持つユーザーのみ行えます。

  1. 画面右上の歯車アイコンをクリックします。
  2. 「各種設定」をクリックします。
  1. 「ユーザーマスタ設定」を開きます。
  2. ユーザーマスタとして使用するサービスを選択し、必要な連携情報を入力します。
  3. 設定内容を確認して保存します。

※管理者権限がないユーザーには、「各種設定」へのリンクは表示されません。

ユーザー情報の同期

ユーザーマスタの情報は、1日1回、夜間に自動でITboardへ同期されます。

同期によって、次の情報が登録・更新されます。

  • 新しく追加されたユーザー
  • 氏名
  • メールアドレス
  • 部署
  • 雇用形態・在籍ステータス（HRBrainのみ）

取得できる情報は、設定するサービスによって異なります。

手動同期について

管理者が任意のタイミングで、ユーザーマスタの同期を実行することはできません。

サービス詳細画面の「再同期」は、通常のSaaS連携設定を変更するための機能です。ユーザーマスタの日次同期をその場で実行する機能ではありません。

上書き同期を停止する

ユーザーごとに「ユーザーマスターによる上書き同期をおこなう」のオン・オフを設定できます。

オンの場合は、ユーザーマスタから取得した情報がITboardへ同期されます。

オフにすると、氏名・メールアドレス・部署などのユーザー情報は、ユーザーマスタから上書きされなくなります。上書き同期をオフにしたユーザーの情報は、ITboard上で手動管理できます。

ユーザーマスタから削除されたユーザー

ユーザーマスタからユーザーが削除されても、ITboard上のユーザーは自動削除されません。

ユーザーマスタとの同期対象から外れ、手動登録されたユーザーとしてITboard上に残ります。

そのユーザーがほかのSaaSを利用している場合は、SaaSアカウントの削除や継続利用について確認が必要なユーザーとして通知されます。

たとえば、退職者がユーザーマスタから削除されても、SlackやAdobeなどのアカウントが残っている場合、次のいずれかの対応が必要です。

  • 不要なSaaSアカウントを削除する
  • 契約やライセンスを解除する
  • 業務上の理由により管理対象として残す

ほかに利用しているSaaSがない場合は、確認アラートの対象にはなりません。

ユーザーマスタを変更した場合

ユーザーマスタを別のSaaSへ変更すると、新しく設定したユーザーマスタの情報で、既存のユーザー情報や所属部署が上書きされます。

変更前後のサービスで部署構成やユーザー情報が異なる場合は、設定を変更する前に内容をご確認ください。

ユーザーマスタを解除した場合

ユーザーマスタを解除しても、登録済みのユーザーと部署はITboard上に残ります。

ユーザーは、ユーザーマスタと同期しない手動登録のユーザーとして扱われます。

その後、新たなユーザーマスタを設定すると、新しいユーザーマスタの情報でユーザーの所属部署が上書きされます。

所属ユーザーがいなくなった部署は、非アクティブな部署として組織一覧に残ります。

セキュリオを設定する場合の注意事項

セキュリオには部署の項目がないため、ユーザーが所属するグループをITboard上の部署として表示します。

複数のグループに所属している場合や、グループを部署以外の用途でも使用している場合は、意図した部署表示と異なる可能性があります。

ユーザーマスタに設定する前に、セキュリオ側のグループ設定をご確認ください。