IT
~300人
社内SaaSの可視化
セキュリテイ強化
ITデバイス管理

業務時間を1/20に大幅短縮！目的に合わせたスモールスタートで課題解決を実現

課題

部署ごとに利用したいSaaSが異なり、契約情報や更新タイミングが把握できず、管理に無駄なコストがかかっていた。
管理が一元化されていないことで、SaaSを個別に確認する手間などが発生し、棚卸しに時間がかかっていた。
業務が属人化していて共有ができていなかったため、担当者が休みをとると不明点が多く、作業が滞ってしまっていた。

効果

一元管理したことにより、約20時間かかっていた棚卸が1時間ほどで可能に。
契約情報や更新タイミングを把握したことでコスト削減が見込まれ、部署ごとに効率の良いSaaSを選択できるようになった。
業務の属人化が解消できたことで業務効率がアップ。

SaaS管理にかかる手間の削減と作業の属人化を解決したかった

【お話を伺った方】沖電グローバルシステムズ株式会社　情報システムグループ　GL　伊波（いは）様

沖電グローバルシステムズ様の業務内容と伊波様の担当業務について教えてください。

当社は、沖縄県内におけるビジネスアプリケーションの設計や開発、ネットワーク基盤の設計・構築を柱とした沖縄電力グループの情報関連会社です。設計、製造・構築からテスト、検査、品質管理、運用保守までのトータルサービスを提供しています。顧客としては沖縄電力グループ関連が中心です。

私は、情報システムの管理部門リーダーとして、各種セットアップを含め、社内システムに関わる運用・保守を担当しています。情報システムグループは現在4名体制で業務を行っていて、最近では、業務の自動化や効率化に取り組んでいるところです。

SaaSの契約情報や更新タイミングを一元管理したいと考えていたそうですが、各部署で管理していた際の課題点を教えてください。

「ITboard」導入以前は、それぞれのSaaSの管理画面を開いて、各部署でチェックするような管理をしていました。契約情報もスプレッドシートで管理していたため、更新漏れのないようにいちいち気にしたり、期限ぎりぎりに気づいてあわてて手続きをしたりすることがストレスになっていました。

もし、チェックしたときに1件ミスがあった場合、他にもある可能性があるので、もう一度チェックをやり直さなければならないんです。地道な作業が非常に手間だったのですが、「ITboard」で一元管理することでチェックミスも簡単に見つけられるようになり、手間やストレスが激減しました。

業務が属人化していたということですが、その理由はどこにあったのでしょうか？

もともと人数が少ないため、私一人で管理せざるを得なかったのが原因です。その後、メンバーが増えたのですが、一元管理するかどうか悩んでいたこともあり、うまく引き継ぎができていませんでした。

他にも、「ITboard」導入以前に感じていた課題はありますか？

近年、部署ごとに異なるサービスの利用要望など、増えていくSaaS管理が複雑化してしまっていました。スプレッドシートでの管理には限界があり、更新する労力や更新漏れ、退職者のアカウント削除漏れなど、心配ごとは多かったですね。

弊社は、情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）認証を取得しているのですが、退職者のアカウント削除漏れなどのセキュリティ関連は、外部審査で最もチェックされる部分ですので、こうした点をしっかり管理しなければいけないと思っていました。

丁寧なヒアリングによって、課題解決のためにするべきことが見えてくる

導入のきっかけは営業からの電話だったということですが、話を聞いてみたいと思われた理由を教えてください。

さまざまな課題を解決するには一元管理するしかないと思っていたので、それにあったツールはないか、ちょうど探していたときに連絡をいただいたのでとてもタイミングが良かったんです。

課題解決の対策として「ITboard」からご提案したサービス内容はいかがでしたか。

まずは、「とりあえず契約の一元管理をしたい」というアバウトな依頼だったのですが、そこから打ち合わせを続けていく中で、こちらが解決したいことの詳細を上手く引き出していただき、それに見合った提案をしてくださいました。

本来の目的ではないと思うのですが、SaaS以外のソフトウエアのライセンス契約なども登録することができて、更新手続き時期の通知を利用できる機能を教えていただいたのがとてもありがたかったです。登録しておくと更新期限のアラートメールが送られてくるので、更新がギリギリになってしまっていたストレスから解放されました。

その後、すぐに導入をご決断いただいたそうですが、その理由とカスタマーサポートなども含めた、「ITboard」に感じたメリットを教えてください。

スモールスタートが可能であったことと、使いやすさです。見た目が簡単そうで画面を見ればすぐにわかる操作性の良さや、シャドーITも含めた豊富な機能などに魅力を感じ、スモールスタートですぐに契約させていただきました。

こまめなカスタマーサポートも助かっています。営業担当の方に定期的に相談に乗っていただきながら、「次回の打ち合わせまでにベースとなるSaaSの登録をお願いします」といったような感じで、こちら側で行っておくことを明示していただけるので、スムーズに運用開始までもっていくことができました。

今後、導入を検討しているシャドーITに関しては、まずはパソコンに「拡張機能を入れておく」というところから始めて、実際に自分のパソコンでテストしました。実際にやってみて課題が見えて来たら、全社的にどう広げていくのかを計画していく予定です。

棚卸しの手間は1/20に！一元管理でコストやセキュリティリスクも削減

「ITboard」の使い勝手や導入後の効果はいかがですか？操作する際に不便な点などがあれば教えてください。

使いやすく、特に不便な点はありません。ただ、当社が登録しているサービスで未連携のSaaSがいくつかあります。今後、連携SaaSは続々と増えていくとお聞きしていますので期待しています。

導入後の効果としては、棚卸しにこれまで20時間ほどかかっていたのが、報告資料作成含めて1時間ほどでできるようになりました。画面で一括管理できるので、かかっているのは報告書を作成する時間くらいです。

現在は情報システム部でご利用いただいているとのことですが、どのような体制で使用されているのでしょうか？

現在は２人で、今後1人増員する予定ですが、現場にSaaS管理を任せるのか、現在のように一元管理で行うのかなどの運用の仕方を相談しながら進めています。現場に任せるとセキュリティリスクが高くなるので、一括で情報システム部門がやったほうがいいのかどうか、「ITboard」さん側からも運用に関するアドバイスをいただいています。

管理体制を変更する予定はまだありませんが、さらに増えていくSaaSに合わせて、管理体制を変えていかなければとも思っています。この点に関してもご相談できればと思います。

導入後に見えてきた課題があれば教えてください。

現在は、全社共通で使用しているSaaSの管理のみを行っていますが、業務効率化のために部署固有のSaaS利用を促進しているので、さらに管理コストと情報漏えいリスクは増えていくのかなと思っています。また、管理できていないサービスも存在する可能性があるので、今後は「シャドーIT検知」も取り入れたいと考えています。