面倒なアカウントの棚卸しが30分で完了！ きめ細やかなサポートが決め手

属人化していた管理体制を「見える化」することが課題

【お話を伺った方】NBCインターナショナル株式会社　総務チームリーダー　八神様

まずはNBCインターナショナル様のサービス内容と、八神様の業務について教えてください。

主な事業は、自社ブランド事業「米ぬか酵素浴サロン ブランルーム」、フランチャイズコンサルティング、Webマーケティングが主な柱となっております。特に、米ぬか酵素浴サロンは都内を中心に店舗を増やしている最中で、特に力を入れている事業です。

私は管理部門の総務領域のリーダーとして、新しく入社される方に対しての各種セットアップや社内の困りごとの改善など、業務の自動化・効率化を中心に担っています。

「ITboard」を導入いただいた背景をお聞きしたいのですが、導入前にはどのような課題を感じていたのでしょうか？

Google WorkspaceやMicrosoftアカウントなど、月額クラウドサービスの利用が社内的に増えていて、それらの管理を私が前任者から一部引き継いだのですが、アカウント情報がすべてスプレッドシートで管理されていたんです。履歴がたどれるという意味ではそれでも問題はないのですが、いずれ別の方にこの業務をバトンタッチするタイミングがあるということを考慮したときに、属人化は避けるべきだという考えに至ったんです。

私が主担当となるこの機会に、誰でも見ればわかるようにプラットフォームで一元化管理して「見える化」できるものを導入したいと考えました。

現在、管理されているアカウント数はどれくらいですか？

現在は、約100名のアカウントを管理しています。会社をさらに大きくしていくフェーズで入社する方が増えていることもあり、アカウント管理はかなり頻繁にする必要があります。

確かに、スプレッドシートだけで管理するのは大変そうです。「ITboard」を使っていいただいたきっかけについて教えてください。

バックオフィス向けの展示会に参加した際、「ITboard」のサービスをご紹介いただきました。そのときに、SaaS管理サービスの市場は今後、国内で急成長する商品だということを伺ったので、各社のサービスを比較し始めたんです。

比較のポイントはどのような点だったのでしょうか？

やはり使いやすさと料金です。どれもベースは同じですが、「ITboard」はUIが試用させていただいた中では使いやすく、優れていました。初めて使用するサービスでわからないことがいろいろとあったのですが、営業担当の方が相談に乗ってくれた上に、機能のアップデート情報などをこまめに教えてくださるなど、細やかな配慮が信用につながりました。

見やすいダッシュボードで一元管理。利用料金もすぐわかる

「ITboard」は、全社のSaaS利用コストを集約し、利用料金をいつでも簡単に見ることができるサービスです。わかりやすいUIで誰でも簡単に扱えるので、コスト推移も随時把握することができます。また各SaaS・各プランごとに契約更新が近づいた際にアラートで通知いたしますので、事前にSaaSプランの見直しや稟議漏れを防ぐことが可能です。

棚卸しでGoogle Workspaceだけでも5％削減！

2023年4月から利用開始されたということですが、導入の決め手はどのような点だったのかを教えてください。

実際に使ってみて、先ほどお話したようにUIがとても使いやすかったので、試用期間中に社内でアカウントの棚卸しをすることにしたんです。すぐにGoogle Workspaceだけでも5％ほど削減できることがわかり、驚きました。他のサービスにも使っていないアカウントがありそうだという実感も得られたので、継続して使いたいと思いました。

「ITboard」導入の際に、営業担当にはどのような相談をされましたか？

まずは契約アカウントの可視化について相談したところ、すぐに結果がわかったので、とても魅力を感じました。今、相談しているのは、アカウントにどの社員が紐づいているかが見える状態ではあるものの、人に対してどのアカウントが紐づいているかが見えないので、そこを管理できるようにお願いしています。

さらには、社員なのかアルバイトなのか、雇用形態の情報も登録できるようにしたいとご相談しているところです。弊社の業務的に、社員にはMicrosoftのアカウントが必要ですが、アルバイトの方には不要です。さらに管理職と一般社員では使う機能も変わってくるので、この部署のこの役職にはこの機能をつけるといった細かい部分も管理できればと思っています。こちらのちょっとした要望にもきめ細やかに対応してくださるので、とても助かっています。

導入して3カ月が経ちますが、どのようなメリットを感じられていますか？

カスタマーサポートに関しては、「こういう使い方があります」という提案をしてくださるので助かっています。使い方も丁寧に教えていただけるので、まだ３カ月ですが、すでに使い慣れている感覚です。

特にメリットを感じたのは、最終ログイン履歴です。退職した社員がログインしていないかの確認にも、即座に対応できました。

また、SaaS管理サービスを導入した背景には、セキュリティを強化したいという思いもあったんです。これまでセキュリティ面で問題があったわけではないのですが、フルリモート体制の従業員も多い中で、どうやって目を行き届かせるかという点も大きな課題でした。例えば、管理部側が削除し忘れていたアカウントが放置されていて、悪用されていたら大きなリスクとなります。リスク管理の面でも、「ITboard」を導入したメリットを感じています。

営業がカスタマーサポートまで一貫してサポート

きめ細やかなサポート体制も「ITboard」の特徴のひとつ。月に1回はミーティングを行い、担当営業が業務に必要な機能や問題点をヒアリングし、サポートするオンボーディングまで担当。営業とカスタマーサポートは別で、サポートはSlackなどを使って行います。導入いただいた企業の業務を理解した上で営業がサポートを行うので、よりきめ細やかな対応が可能です。

圧倒的な手間の軽減！ 今後の課題も明確に

導入後、どのような効果がありましたか？

やっぱり休眠アカウントが5％も見つかったことが目に見える大きな効果です。厳密に言うと、休眠アカウント自体は10％ほどあったのですが、その中に残しておくべきアカウントがあったので、5％削除となりました。それにともなって利用料金が下がり、ユーザー数×12カ月分の不要な費用を抑えることができたんです。さらに複数のサービスで不要なアカウントが見つかれば、その分のコストが削減できます。

不要なアカウントを削除することで、八神様の工数も削減できそうですね。

手間が減ったことは実感しています。まだ3カ月なので明確に算出できないのですが、棚卸しはものの30分くらいでできるようになりました。スプレッドシートで管理していたときには、そんな短時間ではとてもできませんでした。

それから、社内で「どれくらいログインしないと削除対象になる」などのルールがなかったので、見えない工数がかかっていた部分もあります。現在は、アカウントの棚卸期間などを含めたルールを策定中です。いずれ私以外の人間が担当する場合に、ルールと「ITboard」を見れば誰にでもできるという状態にして属人化を防ぎたいです。

今後、導入を検討しているサービスや、「ITboard」を活用して解決したい課題などがあれば教えてください。

シャドーITの検知機能は今後使っていきたいです。リモートワークの社員も多いので、会社が管理していないサービスを契約してインストールしていることも、潜在的にあると思っています。今後は全社体制で、シャドーITを検知する仕組みを作っていけたらなと。目的があって契約しているのであれば正式に会社で導入するので、まずはそれを「見える化」できるようにしたいですね。

現在は、総務がSaaS管理をしていますが、将来的には各店舗の店長が管理できるような体制にしたいという構想もあります。弊社の場合、接客に特化した採用もあるので、パソコンに詳しくないと使えないというのはできれば避けたいです。その意味でも、シンプルなインターフェースの「ITboard」は使いやすく便利です。

「ITboard」への今後の要望があれば教えてください。

雇用形態の個別登録など、こちらからの要望についてはかなり柔軟に対応いただいているので、まずは対応していただいた機能のアップデートなどを、社内で浸透させることが第一だと思っています。

今後は、連携できるサービスの拡大を期待しています。また、現在は手動でしか行なえないのですが、登録デバイスへのアカウントの自動発行などができるようになると、将来的にさらに便利になると思います。

会社を大きくしていく中で、ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）の取得も今後のひとつの課題です。取得に準じた社内体制を作るにあたり「ITboard」を利用することで可視化して、どのようなルールを作るのかも相談できればと思っています。

こちらからの要望に対して一気に対応できない場合は、対応できる部分と、今はむずかしい部分を正直に伝えていただけるので、そこも信頼につながっています。会社の成長に合わせて管理体制も変化していくと思うので、ルールも柔軟に変えていけたらと。これからも伴走していただければと思います。

SaaS管理プラットフォームの導入を検討している企業にメッセージをお願いします。

まずはSaaSアカウントの可視化から始めるといいと思います。可視化することでコスト削減ができた上に、セキュリティの不安も解消できました。

無料期間に試用してみて初めてわかることもたくさんあります。弊社は1カ月ほど使わせていただいて、さまざまな効果が実感できました。まずは使ってみることをおすすめします。

弊社は今後、「米ぬか酵素浴サロン ブランルーム」の店舗を増やし、さらに社員がどんどん増えていく予定です。管理がさらに複雑化する今のタイミングで導入できたことが、とても良かったと思っています。

登録されていないサービスを検知するシャドーITの機能

ITboardには、管理部門の許可なく無断利用しているサービス（シャドーIT）を検知し、情報漏洩リスクの低減を実現する「シャドーIT検知機能」があります。社員のシャドーIT発生状況をリアルタイムで検知し、管理部門へ通知すると同時に、当該シャドーITの利用の停止を可能にする機能を実装します。それにより、情報漏洩のリスク解消に貢献するとともに、対処のスピードも速めることを可能にしました。

使ってみればわかる「ITboard」の使いやすさ

「ITboard 」は、さまざまなSaaSと連携することで社内のSaaSを可視化し、セキュリティリスクを低減。無駄なコストを削減し、棚卸しなどの作業を効率化できるSaaS管理プラットフォームです。

NBCインターナショナル株式会社様では、社内で利用しているサービスを可視化して、休眠アカウントを5％削減できました。従来はスプレッドシートで管理していたため、アカウントの棚卸しには手間がかかり、時間も工数もかかっていましたが、ダッシュボードで簡単にできる「ITboard」なら、約30分で完了できるようになったそうです。利用サービスの可視化を実現することで、セキュリティの不安を軽減し、コストも削減できるようになったとの評価をいただきました。

いただいたフィードバックをもとに機能をアップデートすることで、より使いやすいサービスに進化していく、柔軟なカスタマーサポートも「ITboard」の特徴のひとつです。SaaS管理に課題を感じている企業の方は、ぜひ「ITboard」をお試しください。

https://www.itboard.jp/