実質2 ,000万円程度の管理費用を削減。手厚いサポートと管理しやすいUIが導入の決め手

【お話を伺った方】
株式会社日本旅行 DX推進本部　IT部
担当部長　磯 繁夫 様
チーフマネージャー　山口 毅 様
野池 咲実 様
北川 眞由美 様
小野 智之 様

のべ6,600のアカウントを手作業で管理。属人化も課題だった

磯担当部長

みなさまが所属するIT部の業務と、それぞれのご担当について教えてください。

磯氏：私たちが所属している部署は、DX推進本部の中のIT部です。基幹系の保守だけでなく、ITに関すること全般を担うために発足した部署で、2024年で3年目になります。もともとは情報システム部という名前で8名くらいの少人数だったのですが、現在は総勢22名の部署になりました。

DX推進本部にはもうひとつ、デジタルイノベーション推進部という部署があるのですが、そちらの部署が会社としてのDXを中心となって進めています。社内の人材発掘、事業領域を拡大していく上でどの企業と協業するか、教育事業なども担っている部署で、我々IT部はデジタルイノベーション推進部が進めることを先取りしてインフラを構築してネットワーク網を作ったり、それに対してのセキュリティを担ったり、といった業務を担当しています。

役割分担としては、私が担当部長、山口さんがチーフマネージャー、野池さんと北川さん、小野さんが実際に運用してくれている社員です。

山口氏：IT部の中で、発掘・開発と運用管理で役割が分かれていて、どちらかというと磯担当部長が発掘・開発側で、我々が運用管理側です。

今、できあがっている基幹システムにしても、新しいシステムにしても、「導入したものをどうやって運用していこうか」「日々の課題解決をどうしていこうか」というのは、我々運用管理側で担っています。

「ITboard」導入前にはどのような課題を感じていましたか？

磯氏：私たちIT部の根底には、社員の多様的な働き方に対応するという目的があります。

コロナ以前の話ですが、旅行業は女性が活躍しやすい産業です。なのに、男性の育休が取りにくい、介護や育児などの理由のついたメンバーしか在宅勤務ができないといった状況で、社員から「もう少し働きやすい環境を作って欲しい」というリクエストを受けたんです。

そこで、もっと多くの社員がリモートワークできるように、モバイルPCや社用携帯を全社員に展開することを目標に、環境整備を進めようと。その途上で、セキュリティベンダーや専門家と話をして、社員やその先にいるお客様のセキュリティを強化するためにも、アカウント管理の重要性を感じました。なりすまされて侵入された後は守りようがないので、入り口はとても大切ですから。

「アカウント管理の重要性」を頭に置いた上で、OJTも兼ねてIT部メンバーと「DX EXPO（IT製品の展示会）」に足を運んだときに、「ITboard」と奇跡の出会いを果たしたんです。

山口氏：本当にたまたまですよね。一度はブースの前を通り過ぎましたから。

インフラを整えるに当たってのさまざまな課題の中に各SaaSのアカウント管理があり、管理ツールとしてITboardに白羽の矢が立ったというわけです。

山口チーフマネージャー

ITboard導入以前は、SaaSの管理自体はどのようにされていたのですか？

磯氏：ぶっちゃけ手作業です。何か管理ツールをいれてということではなく、ITに長けている人がスプレッドシートなどで管理していたという形で、かなり属人化していました。

ただ、全社共通で使っているSaaSはそれほどなかったんです。Google Workspaceに関してはグループ会社も含めて全体で使ってはいたので、社員台帳のようなものを活用しながら棚卸しして、登録や削除などを行っていました。

山口氏：部門ごとに導入されているSaaSも結構あったので、当然、管理部門ではすべてを把握できていませんでした。

シャドーIT検知機能を活用し、部署ごとに導入・管理されていたSaaSを改めて確認されたとのことですが、以前の導入フローやルールはどのようになっていたのでしょうか。

磯氏：そういった管理ができるということは、ITboardを入れると決めてから、営業の小之原さんから教えてもらって知ったくらいで、導入フローやルールはあってないようなものでした。

シャドーITについては、何がよくて何がだめなのか、企業としての方針をまだリスト化していない状態です。セキュリティの専門家さんたちと話して、「これはまずい」と思ったソフトを止める機能は以前から持っていて運用されていたのですが、業務によって必要な機能があるなら申請するというフローは今も変わっていません。

ただ、日々の状況確認をする仕組みはこれまでなかったので、ITboardを導入したことによってきちんと管理できていることがとてもありがたいです。

これまで、SaaSアカウント情報やデバイスを一元管理できていなかった理由はどのようなところにあったのでしょうか。

山口氏：グループ全体で使用しているアカウントがのべ6,600以上あったため、従来のやり方では物理的に無理で、アクションを起こす気にもなれなかったというのが本音です。

専門家でなくても使いやすいUI。管理画面を触るのが怖くなかった

シンプルな管理画面

展示会をきっかけにサービスを知り、ソフトバンク経由で導入のご依頼をいただいたそうですが、導入に至った一番の理由を教えてください。

磯氏：SaaSの管理画面は小難しいことがあるんですが、ITboardのUIはそういうことを感じさせないシンプルなもので、これはいいなと思いました。

金額面も非常にリーズナブルで、すぐに導入を決めることができました。最初、「え、ほんとにこの金額ですか？」と聞き返してしまうほどの価格でしたから。

（写真左から）小野氏、磯担当部長、北川氏

ITboardを運用されている側のみなさんはどのような印象を持たれましたか。

野池氏：私と北川は前職が海外の企画をやっていて、全く違う部署にいたので、SaaSを利用する側だったんです。セキュリティの概念はまったく念頭にない状態で、今の部署にきていろいろと教えてもらいながら、部署が抱えている課題を知るという状態だったんです。

小野氏：私も以前は店舗のカウンターにいて、お客様とのやりとりをしていた側で、今年の1月にIT部に配属されたので、そもそもアカウント管理に問題意識すらありませんでした。

ITに関してもあまり知識がなく、アカウントを与えられる側で、自分がいいと思ったSaaSをインストールしていたので、まだまだ勉強中です。ただ、一緒にやらせていただく中で、ITboardを使ってできるアカウント管理の重要性を実感しています。

山口氏：私もチーフマネージャーとはいえ、ITの専門家ではなく、みんなと一緒のスタートなんです。

北川氏：専門ではない人たちが集まっている部署なので、ITboardのUIの使いやすさはありがたかったです。画面がとにかく見やすくて調べやすいですね。

野池氏：専門的な言葉が少なくて、シンプルでわかりやすいです。直感的にわかるというか。わからないことはいつでも営業の小之原さんに聞くことができるのも本当に助かっています。

磯氏：UIは本当に洗練されていると思いますね。入り口のハードルを下げる役割を十分果たしていると思います。

専門分野ではない、来たばかりのメンバーが小難しい画面ばかり見ていたら、今頃アレルギーになっていたんじゃないかなと。ITboardのUIが本当に見やすいので、触るのが怖くないんですよね。

イレギュラーな依頼にも対応。業務に応じてサービスが進化する

（写真左から）野池氏、山口チーフマネージャー

課題に対して営業担当からご提案したサービス内容はいかがでしたか？

磯氏：実は最初は動かなかったんですよ。まずはログインできなくて、ログインできたと思ったらアカウント情報を拾うのにとずっと画面が止まったままで。

山口氏：うちの管理したいアカウント数が多すぎたんですよね。

野池氏：もともとは1,000アカウント程度しか対応していなかったのを、7,000近くのアカウントを管理できるように一気に対応していただいて。うちのために時間かけてシステムを開発してくださいました。

磯氏：「動くはずがないですよ」とは言わずに「どんどん改善していきますから」と言って強化していただいて、今ではきちんと動く環境になっています。

山口氏：トラブルに対するレスポンスがとても早かったですよね。「この機能を変更しようとしています」と、進捗を逐一伝えてくださって、次々と課題をクリアしてくださるのでとても安心できました。

打ち合わせしている最中に「こんなの見られたらいいですよね」とか、私たちが感じる前に小之原さんが勝手に提案をしてくれて。

磯氏：私たちの部署も、ITboardと一緒に成長している感じです。

現在はITboardで作ったデータをOktaへ流し込むという形での連携を進めているとのことですが、連携の目的を改めて教えてください。

磯氏：セキュリティ会社と相談しID情報などを管理するIDaaS（Identity as a Service）の導入がITboard導入以前から決まっており、IDaaSの中でも実績もシェアもトップであるOktaを選定していたんです。

ただ、ITboardは当時Oktaとの連携には対応していなかったのですが、相談したところ、連携の実現に向けさまざまな開発をしていただきました。

野池氏：Oktaの管理画面はすごく専門的な感じがしてわかりにくいので、一度ITboardを通してからできるのはとてもありがたいです。ITboardがなければとてもOktaにはたどり着けませんでした。

ITboard導入で、アカウント一元管理のスタートラインに立てた

SaaSライセンス管理の一元化、デバイス管理、シャドーITの機能、Oktaへの連携などでITboardをご活用いただいていますが、使い勝手や効果はいかがですか？

磯氏：ITboardを導入しなければ、約6,600もあるSaaSのアカウントを一元管理しようという気にもならなかったと思います。

使い勝手に関しては、先ほどから運用しているみなさんがいうように、とにかく画面が見やすく使いやすいということにつきますね。

山口氏：正直、Oktaを入れずにITboardで運用してもいいんじゃないか……という話まで出ましたから。ただ、先のことを考えてOktaへの導入を進めています。

野池氏：ID管理という部分で言ったら、「ITboard」のほうが断然使いやすいですからね。

磯氏：ITboardを入れてなかったらもっと本気でOktaに取り組んでいただろうね。その場合はもっと人手もお金もかかったと思います。ITboardがあってのOktaなので、いきなりOktaだったらここまで上手くいっていないかなと。

削減工数や削減できた費用など、具体的な数字とともに教えてください。

山口氏：アカウントなどを洗い出している状態なので、具体的な数字は出ていないのですが、ざっと計算してみると、この作業をもしITboardを使わずに行うとしたら、ITの専門家を3人くらいつけて３〜5カ月くらいはかかると思います。

磯氏：ITの専門家をアウトソーシングした場合、月あたりいくらかかるかという意味で、○万円/人月という計算を行うと、今回の場合は、130万円/人月の人を3人つけて、5カ月。390万円×5カ月でざっと1,950万円かかるので、費用面では約2,000万円の削減ができたと考えていいのではないでしょうか。

ITboard導入後に管理体制や社内ルールはどのように変わりましたか？ 体制変更後のメリットについて教えてください。

山口氏：ITboardを導入したことで一元管理のスタートラインに立てたというのが大きいですね。今後こういう風にやっていけば管理できるという目算が立てられるようになりました。

磯氏：やる気スイッチが入ったということですね。まだ機能は使い切れていないので、今後もさらにITboardの営業さんと相談しながら使っていきたいと思っています。

山口氏：あとはメインである、不要なアカウントを見つけ出してどう削除するか、といった使い方でもっと活躍してもらいたいと思っています。

SaaS管理プラットフォームの導入を検討している企業にメッセージをお願いします。

磯氏：ID管理の仕事のイメージがつきますよね。取り組める人がたくさんいたほうがプロジェクトは成功すると思うんです。

ITboardを導入することで全体を俯瞰しやすくなるので、全体をぱっと見ると、何が課題かがわかりやすくなります。小難しくて覚えるのが大変なツールだと、時間ばかりがかかってしまいますから。

一部の専門家だけでなく、誰にでも扱いやすいUIだと、複数の人で管理でき共有できるのが大きいです。それによって属人化も解消できますから。

山口氏：管理側だけでなく、ユーザー部門の人を管理者にして管理することもできるので、我々が感知しなくても見える化はされるので、そこも便利です。システムも人も伴走してくれる「ITboard」だからこそ上手くいった部分は大きいです。

管理システム構築に終わりはないとは思うのですがともに進化していければいいですね。

6,600ものアカウント管理を実現。多様な働き方ができる環境整備に伴走する

株式会社日本旅行様では、社内で利用している約6,600ものアカウントを一元管理することが可能になりました。今後も、社員のみなさんが多様な働き方ができるような環境整備を「ITboard」がサポートしていきます。

お客様のさまざまなご要望にお応えできるよう、ITboardでは、手厚いカスタマーサポートをご用意。お客様からのご要望をフィードバックしながら、新たな機能を追加していくことで、さらに使いやすいサービスに進化していきます。現在、SaaS管理に課題を感じている企業の方は、ぜひITboardをお試しください。