エクセル管理からの完全脱却。可視化された「シャドーIT」を、組織の生産性を高める武器へ。

エクセル管理では追いきれない、デバイス増加と内部統制の壁

兵庫県南部を拠点に、乳製品の販売を通じて地域の健康を支える兵庫ヤクルト販売株式会社。
同社では、デバイス配布の増加に伴う「エクセル管理の限界」と、内部統制における管理体制の強化が急務となっていました。
ITboardの導入により、いかにして煩雑な資産管理を自動化し、さらには「シャドーIT」を組織の成長に繋げるポジティブな活用へと転換させようとしているのか。
経営管理部の小西様に、その歩みと今後の展望を伺いました。

導入前の課題：エクセル管理の限界と「誰が何を持っているか」の不透明さ

――まず、ITboardを導入される前のIT資産管理の状況について詳しく教えてください。

小西様： 以前は、PCやタブレットなどのデバイス管理をすべてエクセルで行っていました。以前の担当者が一人で管理していた時期は、個人の記憶や裁量でなんとか回っていた部分もありましたが、私が加わり二人体制になったことで、すぐに限界が訪れました。

同じファイルを共有して更新していく中で、「どれが最新の管理台帳なのか」が分からなくなる、いわゆる「先祖返り」や情報の不整合が頻発したのです。当時は、PCを調達して設定し、社員に貸与したらそこで管理が止まってしまう状態。特にペーパーレス化が進み、一人一台のPCに加えてタブレットも支給されるようになると、誰がどの端末をいつから持っているのかがブラックボックス化していました。

――管理ツールを探し始めた具体的なきっかけは何だったのでしょうか。

小西様： 大きなきっかけは、グループ会社の内部統制監査でした。「資産管理の体制に不備があり、出荷・在庫管理を含めた改善が必要だ」という指摘をいただいたのです。このままエクセル管理を続けていては、監査に耐えうる正確なエビデンスを出すことができません。「何とかしなければならない」という強い危機感を持っていました。

選定の決め手：直感的なUIと、SaaS管理まで見据えた「多機能性」

――多くのツールがある中で、ITboardに注目された理由を教えてください。

小西様： ソフトバンクさんからご紹介いただき、展示会でITboardの画面を拝見したのが最初です。当時は資産管理だけでなく、バックオフィス全体のDXを推進するためにAI議事録ツールなども探していたのですが、ITboardはとにかく「直感的に触れそうだな」という第一印象が非常に良かったです。

小之原（ITboard）： ブースでお話しした際、小西様は「自分一人ですべてをやるのではなく、チームとして、また組織として無理なく運用できること」を非常に重視されていましたね。

小西様： そうですね。専任のIT部門があるわけではなく、兼任で管理を行わなければならない私たちにとって、操作のしやすさは最優先事項でした。また、単なるデバイス管理に留まらず、これから必ず課題になるであろう「SaaSの利用状況」や「シャドーIT」まで一元管理できる点も、将来性を見据えて大きな決め手となりました。

導入後の効果：エクセルを一度も開く必要がない、確固たる管理体制の構築

――導入後、実務においてどのような変化がありましたか？

小西様： 最も大きな変化は、資産管理のためにエクセルを開く必要が完全になくなったことです。ITboardに情報を集約したことで、エクセル特有の情報の二重管理や、最新版を探す手間が一切消失しました。私たちが最も解決したかった「資産の可視化」は、導入後すぐに達成されました。

――懸念されていた監査対応への影響はいかがでしたか。

小西様： これは非常に大きいです。以前は監査のたびに「このデータで本当に大丈夫か」という不安がありましたが、今はITboardの画面を見せるだけで、自信を持って「管理できています」と言えるようになりました。
誰が、いつ、どのSaaSを使っているのかまで可視化されるため、内部統制の観点からも理想的な体制が整いました。
また、PCの購入時期やコストも即座に集計できるため、役員への報告や予算策定のスピードも格段に上がっています。

今後の展望：シャドーITを「防ぐ」から「活用する」へ。攻めのIT管理

――今後、ITboardをどのように活用していきたいとお考えですか？

小西様： 今後は、「シャドーIT」の検知機能をさらにポジティブに活用していきたいと考えています。これまでは「会社が許可していないツールを勝手に使わせない」という、いわば「監視」や「禁止」の観点での管理をイメージしていました。
しかし、それでは現場の利便性を損なう可能性もあります。

――「ポジティブな活用」とは、具体的にどのようなイメージでしょうか。

小西様： 例えば、営業成績が高い社員や、非常に効率的に業務をこなしている社員が、個人的にどんな便利なサービスやAIツールを使っているのかを可視化したいのです。
「仕事ができる人がこっそり使っている、本当に便利なツール」をITboardで見つけ出し、それをセキュリティチェックした上で全社に推奨する。

つまり、シャドーITを「組織のノウハウ」として吸い上げ、広めるためのアンテナとして使いたいのです。

小之原： それは非常に先進的な「攻め」の活用方法ですね。単なるリスク管理に留まらず、組織全体の生産性を引き上げるためのデータとして活用する。
小西様の目指す「攻めのIT管理」を、私たちも全力でサポートさせていただきたいと思います。

メッセージ

「エクセル管理から脱却し、資産が正しく可視化されたことは、当社にとって非常に大きな転換点でした。これからは『守り』の管理だけでなく、現場の知恵をITboardで可視化し、会社全体の成長に繋げていく。
そんな一歩進んだIT活用を推進していきたいですね」 （兵庫ヤクルト販売株式会社 小西様）